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社内諸規程の整備(整備開始から運用定着までの進め方)

今回は、「社内諸規程の整備」について、整備開始から運用定着までの一連の流れについての説明を掲載します。
(読者の方は、以下の文章を読まれて「そんなことは知っているよ(当たり前のこと)」と感じられるかもしれませんが、目的や進め方についての理解が不十分なまま闇雲に整備を始めたものの使い物にならずイチからやり直すというような企業さんがかなり多数おられるのも事実です)

 
(ステップ1)整備を要する規程の洗い出し
  整備しておかなければいけない規程を全てリストアップします(一覧表を作成)
 
(ステップ2)規程の整備(作成、修正)
  既存の規程の修正及び不足している規程の作成を行います
  ・規程整備について、何をいつ整備するかのスケジューリングが大切です
どの規程はどの部署(の誰)が整備の窓口担当者となるかを明確にしておくこと
 ただし担当者だけで判断できない内容も多いため、経営陣や関連各部署との協議が必要です(社内のルール・法律を担当者判断で作れるわけがありません)
・市販の規程集や他社事例などを自社用に加工しながら作成することが効率的ですが、その場合、規程によって様式が不統一となったり、明らかに自社には馴染まないような条項を定めてしまったりとなりがちです。様式については「規程作成マニュアル」を用意するなどして予めルール決めをしておくことが望ましいです
・整備の順序に決まりはありませんが、基本規程から整備を開始することをおすすめします(業務まわりの規程を先に整備しても、その後基本規程(業務分掌、職務権限)などを見直すと、業務まわりの規程の大幅修正が必要となることがあります)
・上場準備の過程で規程だけでなく細則やマニュアルの整備も求められるため、随時の対応も必要となります
 
(ステップ3)規程の運用
  規程が存在していることが知られていないというような状況は厳禁です
  文書での配布のほか、社内ウェブサイトでの公開などで周知を徹底します
  適用にあたっては必要に応じてルールの社内説明会などを行います
  なお、内部監査でも規程に従った業務が行われているか確認していくことになります
 
(ステップ4)規程の継続的見直し
  組織変更や業務内容の変更などによって、現規程が実態にそぐわないものとなった場合には、規程の改廃を行います
 
補足説明
 社内諸規程は、会社運営におけるルール・法律であることを十分に認識することが必要です(誰も守れない、誰も従わない、従っていなくても問題にならないというような規程では意味がありません)。
 極論すれば、規程に違反した業務が行われた場合には、人事評定におけるマイナス評価や社内処分の対象となりうるということです。
 そのためには、規程の制定時には経営陣や担当部署による十分な検討が必要です。
 規程は現場の業務を縛ったり、やりにくくするために作るものではありません。業務の判断の拠り所となるように(安定的な運営ができるように)するためのものであり(規程に従った運用が正しい業務ということ)、また、「規程を作ってもどうしても例外事象が発生してしまう」という点については、「どのような場合にはこのような例外処理を認める」ということを規程において決めておけば対応できるはずです。

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